ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΠΡΟΣ ΤΟΥΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΤΟΥΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΗΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟΝ ΚΩΣ Α.Ε.

1. Εισαγωγή & Γενικοί Όροι

Η “ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟΝ ΚΩΣ Α.Ε.”, που εδρεύει στο Δήμο της Κω (οδός Χαρμύλου, αρ. 2) (η “Εταιρεία”) συλλέγει, αποθηκεύει και εν γένει επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα (όπως ορίζονται κατωτέρω) των υποψήφιων προς εργασία σε αυτή (οι «Υποψήφιοι» και έκαστος εξ αυτών ο «Υποψήφιος») σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων 2016/679 («ΓΚΠΔ») και την τοπική νομοθεσία περί Προσωπικών Δεδομένων (από κοινού η "Νομοθεσία περί Προστασίας Δεδομένων").

Η παρούσα ενημέρωση της Εταιρείας προς τους Υποψήφιους κατά τα Άρθρα 13 και 14 του ΓΚΠΔ (η "Ενημέρωση") καλύπτει Προσωπικά Δεδομένα που τηρούνται ηλεκτρονικά και ισχύει επίσης για έγχαρτα συστήματα αρχειοθέτησης.

Η παρούσα Ενημέρωση περιγράφει το πώς η Εταιρεία συλλέγει, χρησιμοποιεί και εν γένει επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα που αφορούν στους Υποψήφιους. Η Εταιρεία είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των Προσωπικών σας Δεδομένων.

1. Πεδίο εφαρμογής της παρούσας Ενημέρωσης

Η παρούσα Ενημέρωση αφορά σε όλα τα Προσωπικά Δεδομένα (όπως ορίζονται κατωτέρω) Υποψηφίων, τα οποία η Εταιρεία συλλέγει, χρησιμοποιεί, κοινολογεί ή διατηρεί.

2. Τι είναι τα Προσωπικά Δεδομένα;

Για τους σκοπούς της παρούσας Ενημέρωσης, Προσωπικά Δεδομένα σημαίνει κάθε πληροφορία η οποία αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο, ή που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την ταυτοποίηση ενός φυσικού προσώπου ("Προσωπικά Δεδομένα").

Τα είδη Προσωπικών Δεδομένων που η Εταιρεία ενδέχεται να συλλέξει από εσάς ή αναφορικά με εσάς περιλαμβάνουν κατά περίπτωση:

(α) Προσωπικές και οικογενειακές πληροφορίες: όνομα, επώνυμο, όνομα πατρός, όνομα μητρός, ονοματεπώνυμο τυχόν συζύγου, στοιχεία κατοικίας (διεύθυνση και τηλέφωνο), ημερομηνία και τόπος γέννησης, φύλο, άδεια παραμονής και εργασίας, υπηκοότητα, εκπλήρωση στρατιωτικών υποχρεώσεων (εκτός τυχόν λόγων απόλυσης λόγω ανικανότητας ή αναβολής θητείας), ΑΜΚΑ, αριθμός δελτίου ταυτότητας, ημερομηνία έκδοσης και εκδούσα αρχή αυτού, αριθμός διαβατηρίου και ημερομηνία έκδοσης/ λήξης αυτού, αριθμός κινητού τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός φορολογικού μητρώου και ΔΟΥ, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού και λοιπές οικονομικές πληροφορίες, λεπτομέρειες επιχειρηματικών δραστηριοτήτων εκτός Εταιρείας και συμμετοχών σε ΔΣ (όπου οι πληροφορίες αυτές είναι σχετικές σε σχέση με την απασχόληση), οικογενειακή κατάσταση και στοιχεία εξαρτώμενων μελών, καθώς και δεδομένα υγείας, όπως αποτυπώνονται στο πιστοποιητικό υγείας με το οποίο είναι εφοδιασμένοι όσοι απασχολούνται ή επιθυμούν να απασχοληθούν σε επιχειρήσεις υγειονομικού ενδιαφέροντος ή/ και έχουν άμεση ή έμμεση επαφή με τα τρόφιμα.

(β) Πληροφορίες σχετικές με την εκπαίδευση και την προϋπηρεσία σας: στοιχεία προηγούμενων εργοδοτών και συστάσεις, λοιπά στοιχεία σχετιζόμενα με την προηγούμενη απασχόλησή σας, ήτοι τίτλος θέσης εργασίας ή/ και θέση και περιγραφή αρμοδιοτήτων/ καθηκόντων, είδος εργασίας (ορισμένου/ αορίστου χρόνου), ωράριο εργασίας και βάρδιες, τοποθεσία, χρόνος υπηρεσίας, στοιχεία επικοινωνίας προηγούμενης εργασίας (τηλέφωνο, διεύθυνση, φαξ και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), ημερομηνία έναρξης και λήξης (κατά περίπτωση) απασχόλησης, όνομα και στοιχεία επικοινωνίας προϊσταμένου, διευθυντή ή επικεφαλής ομάδας, στοιχεία παροχών και σχετικές πληροφορίες, πληροφορίες αποδοχών, πληροφορίες για την παρακολούθηση εκπαιδεύσεων και σχετικές συστάσεις, ακαδημαϊκή πορεία και εκπαίδευση, επαγγελματική κατάρτιση, άδειες και πιστοποιήσεις, ξένες γλώσσες, δραστηριότητες και έρευνες, πληροφορίες σχετικά με παράπονα και καταγγελίες και αιτιολογία τυχόν απόλυσης και

(γ)        οποιαδήποτε άλλη πληροφορία περιλαμβάνεται στο βιογραφικό σας ή μας προσκομισθεί, ακόμη και εάν δεν ζητηθεί.

3. Γιατί η Εταιρεία συλλέγει, χρησιμοποιεί, κοινολογεί ή διατηρεί Προσωπικά Δεδομένα;

Η Εταιρεία συλλέγει, χρησιμοποιεί, κοινολογεί και διατηρεί Προσωπικά Δεδομένα για τους ακόλουθους σκοπούς: (1) αξιολόγηση αυτών προκειμένου να εκτιμηθεί εάν είστε κατάλληλος προς πρόσληψη από την Εταιρεία, (2) γενική διαχείριση, (3) κατάρτιση οικονομικού προϋπολογισμού της διεύθυνσης ανθρώπινου δυναμικού, (4) συμμόρφωση με τις απαιτήσεις που απορρέουν από τη νομοθεσία, (5) υπεράσπιση, προετοιμασία, συμμετοχή και ανταπόκριση σε πιθανές νομικές ενέργειες καθώς και έρευνες κανονιστικών και άλλων αρχών και (6) βελτίωση διαδικασιών προσλήψεων, διαχείρισης ταλέντων και προγραμματισμού διαδοχής.

4. Νομική βάση επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων

Η νομική βάση για τη συλλογή, χρήση και εν γένει επεξεργασία των Προσωπικών σας Δεδομένων ορίζεται στο άρθρο 6, παρ. 1 α), β), γ) και στ) και στο άρθρο 9 παρ. 2 β), στ) και θ) του ΓΚΠΔ. Αυτό σημαίνει ότι επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας (i) βάσει της συγκατάθεσής σας, που εκδηλώνεται δια της θετικής ενέργειας αποστολής του βιογραφικού σας ή (ii) για τη λήψη μέτρων, κατ’ αίτησή σας, πριν από την τυχόν σύναψη σύμβασης ή (iii) ώστε να είμαστε σε θέση να συμμορφωνόμαστε με τις νομικές μας υποχρεώσεις ή (iv) για τα έννομα συμφέροντα που επιδιώκει η Εταιρεία ή τυχόν τρίτος, εκτός εάν έναντι των συμφερόντων αυτών υπερισχύει το συμφέρον ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες του Υποψηφίου ή (v) για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση των δικαιωμάτων μας στον τομέα του εργατικού δικαίου ή (vi) για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεών μας ή (vii) για λόγους δημοσίου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας.

5. Η Εταιρεία κοινολογεί ή διαβιβάζει τα Προσωπικά σας Δεδομένα;

Η Εταιρεία ενδέχεται κατά καιρούς να κοινολογήσει Προσωπικά σας Δεδομένα σε τρίτους, για οποιονδήποτε από τους ως άνω αναφερόμενους σκοπούς. Παραδείγματα τρίτων στους οποίους η Εταιρεία ενδέχεται να κοινολογήσει Προσωπικά Δεδομένα περιλαμβάνουν κρατικούς φορείς, δικαστικές αρχές και τρίτους που παρέχουν υπηρεσίες (μεταξύ άλλων) σε σχέση με την αξιολόγηση υποψηφίων.

Όταν κοινολογούμε τα Προσωπικά σας Δεδομένα σε τρίτους που εκτελούν υπηρεσίες για λογαριασμό μας, φροντίζουμε οι εν λόγω πάροχοι υπηρεσιών να χρησιμοποιούν τα Προσωπικά Δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις εντολές μας και τους εξουσιοδοτούμε να χρησιμοποιούν ή να κοινολογούν τα Προσωπικά Δεδομένα μόνο στο βαθμό που είναι απαραίτητο για να εκτελέσουν τις υπηρεσίες αυτές για λογαριασμό μας ή για να συμμορφωθούν με τυχόν υποχρεώσεις που απορρέουν από τη νομοθεσία.

Η Εταιρεία ενδέχεται επίσης να κοινολογεί Προσωπικά Δεδομένα σας σε τρίτους:

• όταν κάτι τέτοιο απαιτείται δια νόμου ή
• για τους σκοπούς ή σε σχέση με νομικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει, ή άλλως για τους σκοπούς υποστήριξης, άσκησης ή προάσπισης των δικαιωμάτων της ή
• που είναι αρχές επιβολής του νόμου ή κρατικοί φορείς και που έχουν υποβάλλει νόμιμο αίτημα κοινολόγησης ή
• σε περίπτωση που θεωρούμε ότι η κοινολόγηση είναι απαραίτητη σε σχέση με τυχόν έρευνα περί υποψίας ή ύπαρξης παράνομης δραστηριότητας.

6. Διεθνείς Διαβιβάσεις Προσωπικών Δεδομένων

Εφόσον κοινολογήσουμε τα Προσωπικά σας Δεδομένα σε άλλες οντότητες, περιλαμβανομένων οντοτήτων εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου και με εξαίρεση τις περιπτώσεις, εκτός από τις χώρες για τις οποίες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει κρίνει ότι παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας (Ανδόρρα, Αργεντινή, Καναδάς, Ελβετία, Νήσοι Φερόες, Γκέρνσεϊ, Ισραήλ, Νήσος του Μαν, Νέα Ζηλανδία και Ουρουγουάη), αξιώνουμε από τους αποδέκτες να συμμορφώνονται με κατάλληλα μέτρα για την προστασία των Προσωπικών Δεδομένων.

7. Προσωπικά Δεδομένα Τρίτων

Στην περίπτωση που παρέχετε Προσωπικά Δεδομένα τρίτων στην Εταιρεία (π.χ. δεδομένα συζύγου ή/ και μελών οικογένειας), πρέπει να ενημερώνετε τα εν λόγω πρόσωπα σχετικά με την επεξεργασία των Προσωπικών τους Δεδομένων από τη Εταιρεία και με τα σχετικά δικαιώματά τους (για παράδειγμα, παρουσιάζοντας την παρούσα Ενημέρωση). Επιπλέον, εάν απαιτείται δια νόμου, θα πρέπει να εξασφαλίσετε τη συγκατάθεση των εν λόγω προσώπων. Η Εταιρεία, εφόσον παρέχετε τα Προσωπικά Δεδομένα τρίτων, θεωρεί ότι έχει ληφθεί η σχετική συγκατάθεση των εν λόγω τρίτων.

8. Συνέπειες μη παροχής Προσωπικών Δεδομένων

Αν ένας Υποψήφιος δεν επιθυμεί να κοινολογήσει τα ζητούμενα ελάχιστα αναγκαία Προσωπικά Δεδομένα για την αξιολόγηση της υποψηφιότητάς του, τότε η Εταιρεία θα εξετάσει, εν όψει των περιστάσεων, κατά πόσο θα είναι δυνατή η αξιολόγηση αυτή.

9. Δικαιώματα Υποψηφίων

Έχετε δικαίωμα να ζητήσετε πρόσβαση στα Προσωπικά σας Δεδομένα. Μπορείτε να λάβετε αντίγραφο των Προσωπικών Δεδομένων τα οποία διαθέτουμε αναφορικά με εσάς.

Έχετε επίσης το δικαίωμα να:

• ζητήσετε τη διόρθωση ή διαγραφή των Προσωπικών σας Δεδομένων, ή τον περιορισμό της επεξεργασίας αυτών ή
• να εναντιωθείτε στην επεξεργασία των Προσωπικών σας Δεδομένων ή
• να τα λάβετε σε δομημένο μορφότυπο.

Αν θέλετε να λάβετε διευκρινίσεις ή να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματα αυτά, χρησιμοποιήστε τα στοιχεία επικοινωνίας της ενότητας 12, κατωτέρω.

Αν δεν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο με τον οποίο η Εταιρεία χειρίζεται τα Προσωπικά σας Δεδομένα, έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Ελληνική Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (www.dpa.gr).

10. Πηγές Προσωπικών Δεδομένων

Κατ' αρχήν, Προσωπικά σας Δεδομένα συλλέγονται από εσάς προσωπικά. Η Εταιρεία ενδέχεται να αποκτήσει Προσωπικά σας Δεδομένα και από πηγές όπως οι εξής:

• Γραφεία απασχόλησης ή εύρεσης εργασίας.
• Δημόσια μητρώα που περιέχουν τα Προσωπικά σας Δεδομένα.
• Στο πλαίσιο του ελέγχου πριν την πρόσληψη, η Εταιρεία ενδέχεται να αξιοποιήσει δημόσιες πηγές όπως μηχανές αναζήτησης και δημόσια προσβάσιμες ενότητες λογαριασμών σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης, στο βαθμό που υπάρχει συνάφεια με τη θέση εργασίας του υποψήφιου εργαζομένου.
• Τρίτα πρόσωπα (π.χ. πρόσωπα που δίδουν συστάσεις για εσάς).

11. Χρόνος τήρησης των δεδομένων

Ο χρόνος τήρησης των Προσωπικών Δεδομένων (και για την περίπτωση τήρησης των Προσωπικών σας Δεδομένων σε περίπτωση πρόσληψης) είναι ο χρόνος που επιτρέπεται ή επιβάλλεται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία/ το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο.

12. Επικοινωνήστε μαζί μας

Αν έχετε ερωτήσεις ή προβληματισμούς σχετικά με την παρούσα Ενημέρωση, ή αν θέλετε να ασκήσετε κάποιο από τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της Εταιρείας στο [email protected].

13. Ενημερώσεις

Η Εταιρεία ενδέχεται κατά καιρούς να εκδίδει ενημερωμένες εκδόσεις της παρούσας Ενημέρωσης λόγω αλλαγών στο νομοθετικό και το κανονιστικό πλαίσιο, στις εσωτερικές διαδικασίες και τα συστήματα, και θα ενημερώνει σχετικά μέσω του διαδικτυακού της τόπου. Όλες οι αλλαγές ισχύουν από την ημερομηνία δημοσίευσης, εκτός αν ορίζεται άλλως.